Euroexpert e-Post

A világ a hagyományos számlázás korában

Szerte a világon munkatársak tömegei munkaórák millióit töltik számlák megírásával, iktatásával, adatok újra- és újra ellenőrzésével és javítgatásával. A számlákat borítékolni kell, postára vinni, a feladóvevényeket gondosan elraktározni, és bőven akad munka a fogadó oldalon is. Mindez rengeteg időt igényel, és az apparátus valamint a postaköltség tetemes pénzösszeget nyel el. Ráadásul számos lehetőség nyílik elnézésekre, elgépelésekre, vagy egyszerűen a számlák elvesztésére. Bármilyen hiba csak postafordultával, napok múltán derül ki, ami esetleg létfontosságú pénzösszegek befolyását késleltetheti. A technika fejlődésével születettek bizonyos, az üzletmenetet megkönnyítő újítások az elektronikus adatcserélő rendszerek képében (mint az EDI, Electronic Data Interchange). Nagy hátulütője volt ezeknek, hogy bár magukat az adatokat átvitték egyik helyről a másikra, nem állt mögöttük olyan intézményrendszer (hitelesítő központ), amely biztosította volna az információk hitelességét. Kétségtelen, hogy technikai megbízhatóság és gyorsaság tekintetében minden követelményt kielégítenek. Mégsem általános a használatuk, és ennek egy nagyon egyszerű további oka van: a jelentős költségvonzat, ami csak a legnagyobb vállalatok számára tette elérhetővé ezeket a rendszereket.

Vajon az lenne a helyzet, hogy a kis- és középvállalkozásoknak örökre le kell mondaniuk a haladás legújabb eredményeiről? A válasz határozott NEM! A rohamosan fejlődő Internet-szolgáltatások révén bármilyen méretű vállalkozás kiaknázhatja az elektronikus adatcsere előnyeit. Magyarországon az Euroexpert Holding Rt. vállalta fel azt az úttörő szerepet, hogy a számítógépes hálózaton keresztül lebonyolított dokumentumforgalommal kapcsolatos elméleti ötleteket saját ismeretanyagával ötvözi, és útjára indítja az első hazai elektronikus számlaküldési rendszert, az e-Post-ot. A fejlesztés teljes egészében saját erőforrások felhasználásával valósult meg. Időben párhuzamosan kialakult a jogszabályi háttér is, például az elektronikus aláírásról szóló 2001. évi XXXV. Törvény, amellyel a szolgáltatás összhangban áll.

Euroexpert és informatika

A vállalatcsoport üzleti filozófiájának megfelelően a Holding célja az ügyfelek magas szakmai színvonalon történő kiszolgálása, a felmerülő igények, feladatok megbízható és rövid időn belüli megoldása, valamint a teljes körű kiszolgálás megteremtése. Számviteli-irányítási területen korunkban mindez már elképzelhetetlen a számítástechnika lehetőségeinek magabiztos használata nélkül. Ezért szolgáltatási portfoliónkat informatikai irányban bővítettük. Első fejlesztésünkről, az Expert integrált számviteli rendszerről, máshol olvashat. A távkönyvelési rendszer kifejlesztése és üzemeltetése olyan kiterjedt tudásbázis felhalmozódásával járt, amelyre biztonsággal lehet építeni az elektronikus számlázási alkalmazás működtetésekor.

Az e-Post rendszer

Az Euroexpert Holding Rt fejleszti és üzemelteti a legfejlettebb kódolási eljárásokra épülő e-Post elektronikus számlázási rendszert. Profiljából adódóan nem csak a számlák elektronikus úton történő továbbítását tekinti alapvető fontosságúnak, hanem a könyvelési munkával kapcsolatos, azt alátámasztó egyéb dokumentumokét is. Az Euroexpert Holding Rt. partnere a fejlesztésben a Kopint-Datorg Rt.

Mi továbbítható az e-Post rendszerrel?

Számla
Szerz[dés
Szállítólevél
Megrendelés
Visszaigazolás
Egyenlegközl[ levél (közüzemi számlák)

Az E-Post három olyan pillérre épül, amelyek mindegyike a közelmúlt eredményeit képviseli:

Multisigno* (elektronikus aláírás**)
Minosített hitelesíto központok*** szolgáltatásai
Fejlett elektronikus archiválási módszerek

* Multisigno: A Kopint-Datorg Rt. fejlesztése. Képes több dokumentumból álló csomagok kezelésére, és minden dokumentum tetszőleges számú aláírással láthatóel.

** Elektronikus aláírás: olyan jelsorozat, amely a dokumentumhoz hozzárendelve hiteltérdemlően bizonyítja, hogy a digitálisan aláírt dokumentumot az aláíró hozta létre,illetve maga által létrehozottnak ismeri el. A technológia alapját jelentő matematikaimódszerek garantálják, hogy az aláírás egy bizonyos tartalmú dokumentumról nemvihető át egyetlen másik dokumentumra sem.

*** Minősített hitelesítő központ: olyan megbízható intézmény, amely külön feljogosításalapján információtechnológiai módszerekkel egyértelműen tanúsítani tudja, hogyadott elektronikus aláírás kihez tartozik.

Mi a szolgáltatás lényege?

Az eddig hitelesen csak papír alapon megjeleníthető információkat a rendszerben elektronikus formában is előállíthatjuk, letárolhatjuk.
Elküldhetjük partnereinknek.
Fogadhatunk is tőlük ilyen dokumentumokat.
Kidolgozott az adatok APEH általi ellenorzésének mikéntje is, a Hivatal elvárásainak megfelelően.

Miért jó a küldőnek?

Pénzügyi bizonylatait gyakorlatilag egy gombnyomással továbbíthatja
Nem szükséges a kimenő dokumentumot kézzel iktatni, számos tévedési lehetőség megszűnik
Kisebb apparátus, ami hely és pénzeszközök felszabadulását jelenti
Továbbítási költsége töredéke a hagyományosnak
Az események jól dokumentáltak, követhetőek
A jogosultságok könnyen összeegyeztethetőek a személyek szervezetben betöltött pozíciója alapján, így a felelosség is egyértelmű
Átfutási ideje szinte nulla, a követelések befolyása felgyorsul
Azonnali visszajelzést kaphat a számla sorsáról

Miért jó a címzettnek?

Nem szükséges a bejövő dokumentumot kézzel iktatni, számos tévedési lehetőség megszűnik
Kevesebb alkalmazott képes ellátni a számlák kezelését, ami irodai férohelyet is felszabadít
A számlabefogadási jogosultságok egyértelmuen személyekhez rendelhetők
A késobb részletezendő ellenőrzések okán a téves számlák kiszűrhetők

Hogyan működik?
Az E-Post rendszeréhez csatlakozott felhasználók önmagukat egy személyre szóló elektronikus aláírással, illetve minősített tanúsítvánnyal azonosítják.

Tanúsítvány: a hitelesítő központ által kibocsátott információtechnológiai alapokonnyugvó bizonyíték arról, hogy adott személy és elektronikus aláírás összetartozik.

Minősített tanúsítvány, fokozott biztonságú tanúsítvány, teszt tanúsítvány: különbözőbonyolultságú, és így eltérő biztonságot garantáló aláírásokhoz tartozótanúsítványok.

A számla elküldésének alapfeltétele, hogy a számla küldésekor egy hordozón (chip-kártya, e-token) érvényes tanúsítvány legyen. Ennek segítségével a számlához kiegészítő információ kapcsolódik, ami által a kiállító személy egyértelműen megállapíthatóvá válik. Számla küldéséhez minősített tanúsítvány szükséges, egyéb dokumentum fokozott biztonságú tanúsítvánnyal is küldhető. Az elküldött számlát az Euroexpert Holding Rt. központi szervere fogadja, és ellenőrzi.

A küldött dokumentumok ellenőrzésének szempontjai:

Cégbírósági bejegyzés ellenőrzése
Tanúsítvány ellenőrzése
Jogosult-e a cég képviselője az adott dokumentum elküldésére
Kérésre a dokumentum szemantikai és szintaktikai ellenőrzése

Ellenőrzés után az e-Post továbbítja a célállomásra a dokumentumot, vagy a címzett postafiókjába helyezi.

A rendszer kezeli a vállalati információs rendszerek és számlaformátumok sokszínűségéből eredő problémákat. A fogadó fél a saját számlaformátumában kapja meg a küldeményt, tehát azonnal olvashatja, függetlenül a feladó rendszerétől.

Mint ahogyan a számlát küldő személynek, úgy a fogadó félnek is tanúsítvánnyal és jogosultsággal kell rendelkeznie. A beérkező számlákat vissza lehet utasítani, és be lehet fogadni. A számla érkeztetője és a befogadó személye különböző lehet.

A számla életét nem csak az általa bejárt útvonal jelenti, hanem az időpontok is, amikor valahová megérkezik vagy műveletet végeznek vele, például elküldik. Az időpontok kétségtelen rögzítését az időpecsét* technológia biztosítja.

* Időpecsét: olyan jelsorozat, amely a dokumentumhoz hozzárendelve hitelt érdemlőmódon bizonyítja, hogy a dokumentum mit tartalmazott egy bizonyos időpontban. Azaláíráshoz hasonlóan szoros egységet képez a dokumentummal.

A számlát küldő fél nyomon tudja követni az elküldött dokumentum sorsát, láthatja, hogy felnyitották-e, elfogadták vagy éppen elutasították-e azt. Igény szerint az ügyfél más eseményekről is értesítést kaphat, mint például a hitelesítésről, konvertálásról.

Hogyan juthatok hozzá?

Mindenekelőtt szervezeti felépítését világosan áttekintve el kell döntenie, ki milyan hatáskörrel rendelkezik a cégnél. Ezek után a meghatározott személyek részére teszt tanúsítványt kell kérniük valamelyik hitelesítő központtól. Ez egy internetes regisztrációt igényel.

A kívánt tanúsítványok birtokában a szolgáltatásra szerződést kell kötni az Euroexpert Holding Rt.-vel, mint szolgáltatóval és meg kell adni azokat a partnereket, akikkel elektronikus számlázást kívánnak folytatni. A regisztráció megtörténte után a szolgáltató felméri a megrendelő számítógépes hátterét és ennek ismeretében telepíti a rendszert és elvégzi a betanítást. A rendszer kezelésének elsajátítása után próbaüzem következik. A sikeres teszt után az új felhasználónak csak be kell szereznie a minősített tanúsítványokat a hitelesítő központtól, és máris megkezdheti az elektronikus számlatovábbítást. Olyan munkatársak részére, akik kapcsolatba kerülnek az adatokkal, de azokkal lényeges műveletet nem végeznek, például csak letöltenek a központi szerverről a helyi hálózatra, elegendő fokozott biztonságú tanúsítványt kiváltani.

Mennyibe kerül?

A számítógépes illetve Internetes háttér feltételezhetően már rendelkezésre áll. E tekintetben az e-Post nem generál jelentős igényeket. A tanúsítványok élettartama egy év, de a bevezető tesztüzemhez még egy ingyenes teszt tanúsítvány is megfelelő.

Az Euroexpert Holding Rt. díjai:
Bekapcsolódás az elektronikus számlázási rendszerbe:	ingyenes
Aláírás ellenőrzés:	ingyenes
Időpecsét:	ingyenes
Számlázó program:	ingyenes
Számlaküldés:	110 Ft/ csomag, Egy csomag 3 bizonylatot tartalmazhat.
Számlafogadás:	ingyenes

Hitelesítés szolgáltatás díjai

A részletes és aktuális díjtételeket a lentebbi helyeken találhatja meg. Ha Ön megtekinti a szolgáltatók honlapját, akkor ott idopecsétre vonatkozó árajánlatokat is találni fog, azonban az idopecsétet az e-Post szolgáltatás magában foglalja, a fentebbi díjak tehát már tartalmazzák ellenértékét.

Máv Informatika Kft.	www.mavinformatika.hu
NetLock Tanúsítványkiadó Központ	www.netlock.hu

Mennyire biztonságos?

Korunkban, amikor az információ nem csak egyszerűen értékes, hanem stratégiai fontosságú, természetes, hogy a leggondosabban őrizzük. Az e-Post rendszer minden egyes eleme a legmesszemenőbben biztosított. A tárolt és a közvetített adatokat sérülések vagy idegen beavatkozás ellen hardver és szoftver megoldások egyaránt védik.

Az ügyfél számítógépe vagy hálózata és a központi szerver között az adatok titkosítással védetten továbbíthatók. A kriptográfia eredményei ötvözve az információtechnológia jelenlegi produktumaival gyakorlatilag védettebbé teszik az elektronikus formában tárolt adatokat, mintha papíron lennének rögzítve. Az elektronikus aláírás megbízhatóságát mutatja, hogy a minősített elektronikus aláírással ellátott dokumentum a teljes bizonyító erejű magánokirattal esik egy tekintet alá.

Az adatok fizikai biztonságát a több helyen történő archiválás biztosítja. Ráadásul a jelszavak és jogosultságok rendszere következtében teljességgel kizárt, hogy a dolgozók közül bárki más hozzáférjen a számlához, mint aki erre felhatalmazással bír, míg egy papírszámla illetéktelen kezekbe kerülhet és el is kallódhat.

Különlegesség a papíralapú számlához képest, hogy e-számla kiállításakor a számla hiteles és eredeti példánya csak digitális formában létezik, az arról papír alapon készített példányok már csak másolatként funkcionálnak. Viszont a digitális forma tetszőlegesen sokszorosítható egyszerű másolással, minden egyes példány eredeti és hiteles lesz, hiszen a hitelességet a kódolás biztosítja.

Jogi háttér

A hatályos jogszabályok szerint elektronikus aláírás, illetve elektronikus irat vagy dokumentum elfogadását - beleértve a bizonyítási eszközként történő alkalmazást megtagadni, jognyilatkozat tételére, illetve joghatás kiváltására való alkalmasságát kétségbe vonni nem lehet kizárólag amiatt, hogy az aláírás, illetve az irat vagy dokumentum elektronikus formában létezik. Kivétel: az úgynevezett kizárt jogviszonyok (családjog, öröklési jog).

Lényegében mindazon jogviszonyokban alkalmazható a kizárólag elektronikus aláírás, amelyekben ezt a törvény nem zárja ki, illetve nem korlátozza. Gyakorlati értelemben ez leginkább a szerződéses jogviszonyokat jelenti, de ma már kifejezett jogszabályi rendelkezés alapján e körbe tartozik: a) a számviteli bizonylat; és b) az adóbevallás a kiemelt adózók számára (akiknek ez nem csak joguk, de kötelességük is).

A fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott dokumentum a bevett jogviszonyokban egyrészt alkalmas arra, hogy eleget tegyen az „írásba foglalás” követelményének, másrészt bizonyítékként a fokozott biztonságú elektronikus irat egy tekintet alá esik az úgynevezett egyszerű magánokirattal.

A minősített elektronikus aláírással ellátott dokumentum a teljes bizonyító erejű magánokirattal esik egy tekintet alá. Ez azt jelenti, hogy az ellenkező bizonyításáig teljesen bizonyítja a nyilatkozat megtételét, elfogadását vagy kötelezőként elismerését.

Partnereink a szolgáltatás nyújtásában

http://www.axelero.hu	A biztonságos és szélessávú Internetkapcsolat biztosítója.
http://www.kopdat.hu	A Multisigno alkalmazás és az Időpecsét alkalmazás kifejlesztője.
http://www.mavinformatika.hu	Az e-Post szerver tanúsítványát és az időpecsét szolgáltatást a Máv Informatika Kft szolgáltatja.
http://www.netlock.hu	NetLock Tanúsítványkiadó Központ

Tisztelt Olvasó!

Amennyiben az e-Post alkalmazás felkeltette érdeklődését, kérjük keressen meg minket, és készséggel állunk rendelkezésére.

Euroexpert Holding Rt.

Cím: 1025 Budapest, Pitypang u. 7.
Cégvezető: Lengyel Tibor elnök-vezérigazgató
E-mail: info@euroexpert.hu
Telefon: (+36 1) 336 70 00
Fax: (+36 1) 336 70 99